Digitale Daten richtig sichern

Meine Urlaube nutze ich gerne, um aufzuräumen und auszumisten. Bei mir ist das eine Never-Ending-Story: Mal werden alte Kleidungsstücke aussortiert, mal nehme ich mir eine meiner Schubladen oder meinen Keller vor. Was ich jedoch schon sehr lange vor mich her schob, waren meine digitalen Daten. Meine externen Festplatten sagten mir, dass ich über 100 GB an Bildern und kleinen Videos angesammelt habe. Viele Bilder habe ich doppelt oder dreifach gespeichert (2x Festplatte, 1x PC). Ich habe den Überblick verloren, auf welcher Festplatte was liegt und welche Sachen ich nicht gesichert habe.

Wieso ist Datensicherung so wichtig?

In meiner Jugend hatte ich das Pech, dass meine externe Backup-Festplatte kaputt ging, kurz nachdem ich meinen PC formatiert hatte. Bilder vieler Jahre einfach weg. Mir sind letztlich nur die verblieben, die ich trotz Formatierung noch retten konnte und die Bilder, die ich auf sozialen Plattformen hochgeladen hatte. An sich habe ich aus der damaligen Situation aber nicht so richtig gelernt, weil es mir an Sicherungsalternativen mangelte. Wichtige Bilder verschicke ich deswegen per Mail, WhatsApp oder binde sie mittlerweile irgendwo bei Artikeln auf meinem Blog ein (den ich übrigens auch nicht sichere..).

Backups sind so lange nervig, bis man sie braucht..

Da ich mein Leben jeden Tag ein bisschen besser gestaltet möchte, war zwangsläufig das Thema digitale Datensicherung auf meiner ToDo-Liste. Bis auf ein paar Ordner und Erinnerungsstücke gibt es bei mir zum Glück keine analogen Wertsachen – zumindest wären diese zum großen Teil (mühselig) wiederbeschaffbar. Mein Wunsch ist es, dass theoretisch meine ganze Wohnung abbrennen und ich mir sagen kann: „So lange mein Freund und ich es raus geschafft haben, ist alles Wertvolle draußen.“

Was muss man alles sichern?

In meinem Fall wären zu sichern:

Ausarbeitungen aus dem Studium, Excel-Listen, meinen Blog und Fotos/Videos.

Manch einer bekommt seine Kontoauszüge noch in Papierform, bei mir hingegen läuft mittlerweile alles digital, einschließlich Telefon- und Handyrechnungen. Beim Sichten meiner Festplatten (rund 3.500 GB) fiel mir auf, dass ich vieles nie wieder brauchen werde. Musik höre ich über Spotify und Spiele kann ich mir jederzeit erneut über Steam runterladen und installieren.

Einige Dokumente habe ich nur in analoger Form wie z.B. meinen Arbeitsvertrag oder Gehaltsabrechnungen. Derzeit plane ich nicht, diese Sachen zu digitalisieren, sondern hefte die Sachen stattdessen in Ordner ab, weil ich solche Sachen wiederbeschaffen könnte.

Meine Sicherungsstrategie

Da ich schlechte Erfahrungen mit Festplatten gemacht habe, war für mich direkt klar: Ich sichere meine Fotos online. Mittlerweile gibt es einige Anbieter, wie dropbox, acronis oder google drive, die für rund 10€ im Monat 1000 GB virtuellen Speicher zur Verfügung stellen. Großer Vorteil des Ganzen: Ich bin an keine Hardware gebunden, sodass selbst ein Wohnungsbrand mir meine Fotos nicht nehmen könnte. Grob überschlagen habe ich 120 GB an Fotos/Videos, wobei viele Fotos dort doppelt eingerechnet sind. Deswegen versuche ich nun mein Glück erst mal mit 100 GB von google drive für 2€ im Monat.

Ist das denn auch vor Fremdzugriff geschützt?

Ich merke, dass mein google-Account immer wichtiger wird. Heutzutage ist es schlimmer für mich, mein Smartphone zu verlieren als das Portemonnaie. Denn mit dem Smartphone hat man schnell Zugriff auf Emails und sensible Daten, die über den google-Account verlinkt sind. Im Falle meiner Fotos kann man die Ordner über zusätzliche Software verschlüsseln (z.B. boxcryptor.com). Da ich in erster Linie nur Urlaubsfotos und Co. hochlade, erwarte ich nicht, dass irgendein Dieb was mit meinen Medien anfangen könnte. Bei vielen meiner Fotos ist der Fremdzugriff sogar erwünscht, da ich Urlaubsfotos mit beteiligten Freunden teilen möchte. Weiter Vorteil: Ich kann meinen Google Drive-Ordner direkt auf meinen Desktop verlinken und wie eine normale Festplatte nutzen.

Mein Handy lädt Bilder direkt bei „google Fotos“ hoch. 

Früher habe ich Handybilder mit dem Kabel auf meinen PC kopiert oder mir per Mail zugeschickt. Nun werden diese automatisch mit meiner „Cloud“ synchronisiert. Zumindest bei Wlan-Empfang. Somit werde ich unabhängiger von Hardware, gleichzeitig abhängiger von google. Aber ich habe meine Fotos somit auch von meinem PC aus jederzeit zugänglich.

Ordnung halten

Das wird der schwerste Teil meines Plans. Mein virtuelles Ordner-Chaos bin ich gerade am richten. Viele Bilder aus ähnlichen Perspektiven oder verwackeltem Motiv lösche ich nun gnadenlos. Im besten Fall direkt nach dem man das Foto gemacht hat. Spart Zeit beim nächsten Anschauen und bisher habe ich die 100 GB meines virtuellen Laufwerks nicht mal ansatzweise gefüllt. Ordnung halten ist virtuell für mich noch schwieriger als in der Wohnung. Festplatten sind nämlich trügerisch: Speicherplatz ist günstig und ein Dokument weniger hier und dort tut finanziell nicht weh.

Mein Fazit

Ich bin froh, dass ich nun mit wenig Aufwand meine Erinnerungen speichern kann. 2€ im Monat nicht weh. Ich vertraue professionellen Anbietern mehr als Festplatten in der Wohnung. Streng geheime Daten würde ich nun nicht unbedingt auf irgendeiner Cloud speichern, aber für meine privaten Daten reicht es.

 

Wie geht ihr mit euren digitalen Daten um? Habt ihr auch analoge Dokumente digitalisiert? Verschlüsselt ihr die Daten?

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42 Gedanken zu “Digitale Daten richtig sichern

  1. Hi,

    sehr wichtiges und viel zu unbeachtetes Thema. Insbesondere im Finanzumfeld, wenn man hier alleine an die ganzen Steuerunterlagen denkt die lange aufbewahrt werden müssen (Dividenden, Wertpapierabrechnungen, usw.).

    Es gibt aber einen großen Unterschied zwischen Backups und Datensicherung :-D.
    Versionierung ist hier das Stichwort.

    Beim Thema Langzeitarchivierung von wichtigen Daten die nicht verloren gehen dürfen sollte sich jeder mal kurz auf Amazon eine M-Disc DVD oder Blue Ray kaufen und sich über ca. 1000 Jahre Lebensdauer erfreuen. Wer mehr darüber wissen möchte, Wikipedia erklärt hier wieso anorganisch besser als organisch ist und das somit tatsächlich funktioniert :)
    Etwas zuverlässigeres gibt es nicht.

    Nun aber mal zu den Backuplösungen und Konzepten. Hier mal kurz und bündig wie man das im privaten Haushalt kostengünstig, sicher und unabhängig machen kann.

    Für nicht-IT affine Leute:
    1. Synology auf Amazon kaufen
    2. Zwei vorhandene externe Festplatten einbauen oder anstecken und auf Spiegelung stellen
    3. Cloud Station Server auf dem eigenen PC installieren und fertig ist die eigene DropBox

    Je nach Model hat sich das schon nach 3 Jahren amortisiert.

    Für etwas IT-affine Leute:
    1. Raspberry Pi oder gleichwertigen Einplatinencomputer
    2. FreeNAS herunterladen und installieren
    3. Zwei vorhandene externe Festplatten einbauen oder anstecken und auf Spiegelung stellen
    4. Syncthing https://syncthing.net/ als einfachste und zuverlässige Synchronisationslösung

    Hat sich bereits nach einem Jahr amortisiert.

    Für IT-affine Leute:
    1. Raspberry Pi oder gleichwertigen Einplatinencomputer
    2. 2 beliebige Festplatten dran und RAID 1 mit eMail Benachrichtigung einrichten, fertig.
    3. Syncthing https://syncthing.net/ mit Versionierung konfigurieren und zurücklehnen

    Hat sich bereits nach einem Jahr amortisiert.

    Für Leute mit mehreren PCs welche sie regelmäßig nutzen (Notebook, Desktop PC, usw.):
    Einfach nur Syncthing installieren und fertig :)

    Hat sich bereits nach einer Stunde amortisiert :-D

    Vorteil: Kosten, Flexibilität, Geschwindigkeit, Sicherheit, wesentlich mehr Speicherplatz, keine Kostenfalle
    Nachteil: etwas mehr Zeitaufwand für Neulinge, aber definitiv machbar

    Kurze Erläuterung:
    * Syncthing synchronisiert alle Daten auf unterschiedlichen Geräten
    * Die Spiegelung (RAID 1) führt dazu, dass die Daten auf zwei Festplatten doppelt gespeichert werden und meldet bei Datenfehlern sofort per eMail diesen Fehler, sodass man eine neue Festplatte anstöpseln kann, sodass die kaputte ersetzt wird.

    Wenn man noch einen drauf setzen möchte setzt man die Kiste bei den Eltern oder Verwandten neben den Router und hat so eine dezentrale Sicherung die das Klumpenrisiko beseitigt.

    Grüße

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    • Beim nächsten Mal schreibst du den Artikel. :D Die meisten Sachen kannte ich tatsächlich noch nicht. Vermutlich landet bei uns früher oder später mal ein Raspberry Pi im Haushalt. Wegen dem Clonen von Festplatten: Selbst mein Papa schafft es, eine bestehende Festplatte auf eine externe zu clonen. Da muss man aber auch aufpassen. Bei ihm hat es mal was zerschossen, er hat die Festplatte geclont und hatte dann zwei, die nicht mehr funktioniert haben..

      Bei den online-Lösungen gefällt mir, dass diese kaum fehleranfällig sind bzw. die Komponente Mensch nicht viel machen muss, außer Copy + Paste.

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    • Laut Doku ist die Anwendung von Syncthing für eine verschachtelte Ordnerstruktur werder supportet noch empfohlen.
      Alle zu sicherenden dateien in einem einzigen Ordner zu legen ist aber nicht praktikabel

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  2. Bilder in Apple Fotos (Mac Nutzer hier) und in iCloud, zudem via Google Fotos auch dort (in etwas reduzierter Qualität dort komplett kostenlos, dafür eben Werbung)….
    Dokumente alle in die Dropbox, wobei ich mir manchmal überlege, ob nicht iCloud oder Drive besser wären.
    Die Online Drives werden mit meiner internen Festplatte synchronisiert, diese via TimeMashine gesichert.
    🤔
    Irgendwas wichtiges vergessen?

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      • Apple hatte zumindest eine einfache Backup Lösung ins System integriert als ich ca. 2009 gewechselt habe. Bisher funktionierte Time Machine für mich auch problemlos…
        Die Cloud-Lösungen sind ja zusammengeschustert… 😅

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      • Übrigens noch eine kleine Nachfrage: Warum zahlst du für deine Fotos bei Google? Sofern du unter den 16mp bist, ist der Speicher bei Google sogar kostenlos… (wenn auch minimal komprimiert)…

        Für das Blog-Backup kann ich nur FileZilla empfehlen, open source Software, mit der du einfach auf das File-System zugreifen kannst und dann einfach den entsprechenden WordPress-Ordner herunterladen kannst. Nutze ich für meinen Blog auch.

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      • So ein Blog besteht ja nicht nur aus den FTP-Dateien sondern z.B. bei WordPress oder anderen CMS Installationen auch (viel wichtiger) eine Datenbank mit den Inhalten die separat mitgesichert werden muss.

        Je nach Umfang kann so ein Datenbankbackup, damit es auch nutzbar ist auf Grund von TimeOut-Zeiten spannend werden. Datenbankbackups laufen nicht mit FileZilla (da diese separat und nicht „als Datei im klassischen Sinne“ im FileSystem liegt.

        Bei CMS sind die Dateien nur das Rahmengerüst inkl. Fotos. Die Inhalte und Einstellungen wie das Gerüst dann jeweils aussieht bzw. sich verhält und was es anzeigt, das ist alles in der Datenbank um es mal bildhaft auszudrücken.

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      • @K:
        Ah- das klingt interessant. Aber wenn ich meine Website (über Strato) anschaue, dann gibt es dort lediglich einen cgi-data Ordner (mit der sitemanager.xml) und einen WordPress Ordner (für den Rest nehme ich an..)? Wo sollen denn dann die anderen Inhalte zu finden sein?

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      • Die Datenbanken können z.B. per PHP-My-Admin oder ähnlichen Interfaces die der Betreiber bereitstellt abgefragt werden. Wie das Strato regelt bzw. umsetzt weiß ich nicht.

        Normalerweise kommst Du über die Domain/Webhosting-Konfigurations-Einstellungen auch zu den Datenbanken. So ist es zumindest bei meinem Anbieter.
        Die Datenbanken belegen zwar auch Speicherplatz, sind aber wie gesagt keine klassischen „Dateien“ im eigentlichen Sinne. Sie erfordern auch andere „Strukturen“ um es mal so auszudrücken.

        Strato Kundenlogin -> Datenbanken und Webspace -> Datenbankverwaltung

        Vgl.: https://www.strato.de/faq/article/376/Wie-kann-ich-eine-Datenbank-anlegen-und-verwalten.html

        https://www.strato.de/faq/article/567/So-nutzen-Sie-unsere-MySQL-Datenbank.html

        Achtung/Cave: Direkte Datenbank-Zugriffe und vorallem Änderungen via PHP-My-Admin o.ä. sind nur dann zu empfehlen wenn man weiß was man tut. Ein falcher Eintrag oder ein unabsichtliches Löschen eines Eintrages bzw. einer Zeile kann dazu führen das der Webauftritt unbrauchbar wird. Vergleichbar mit einer OP am schlagenden Herzen.

        Ich empehle ein bisschen Recherche zum Thema Datenbankbackups. Aber es gibt auch WordPress-Plugins die das für einen automatisisert erledigen und einen das Backup dann sichern bzw. per E-Mail senden. So mache ich es teils. Bis dato habe ich zum Glück noch kein Backup gebraucht. Von dem her weiß ich nicht ob es dann auch rück/einspielbar ist. Ich nutze hier WPBackup oder so ähnlich.

        Im Zweifelsfalle würde ich aber auf meinen Hosting-Anbieter zurückgreifen:

        Für andere CMS-Systeme habe ich schonmal Backups gebraucht. Auf Grund der „Größe“ habe ich aber auf die Backups meines Hosting-Anbieters zurückgegriffen, die dieser selbst regelmäßig anlegt. Dieser hat mir der Anbieter dann zügig selbst aufgespielt, so dass ich keine Arbeit hatte und sicher gehen konnte, das das eingespielte Backup vollständig ist. Das bieten aber nicht alle Anbieter an oder ggf. nur als nicht-garantierte-Zusatz-Leistung.

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      • Bei meinen google-Fotos wird derzeit (muss ich noch mal nachschauen) die Originalgröße gespeichert. Da ich bei 100GB genug Platz dafür habe, ist das ja nichts Schlimmes. Wegen des Blog-Backups: Ich kann Exporte erstellen, aber Bilder nimmt er da bisher nicht mit, sondern ich bekomme nur ein Text-File, welches lediglich auf die Bilder verlinkt. Habe da mal Tests gefahren, weil ich meinen Blog umziehen will.

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  3. Hallo Jenny,

    ein guter Artikel. In Bezug auf Bilder vor/aussortieren und der zeitnahen Datensicherung gehe ich voll mit.
    Der Artikel stellt für mich aber nur den ersten Schritt dar. Das liegt aber vermutlich daran das ich die Sache etwas anders sehe:

    Ich betreibe meine eigene Cloud (ownCloud) selbst bei einem deutschen Hosting-Anbieter. Somit habe ich keine USA-Datenschutzprobleme und bin nicht so auf das Wohlwollen von Google, Dropbox & Co angewiesen. Die Cloud nutze ich aber primär zu Snychronisations-Zwecken bzw. zum Durchreichen von Daten auf andere Sicherungsmedien oder für Freunde/Verwandte o.ä.
    Auch der Familienkalender bzw. meine unterschiedlichen Kalender sowie die Adressbücher meines Handys laufen über die ownCloud und werden via Thunderbird mit genutzt. Sicherung inklusive.
    Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt dort für mich auch, besonders da ich noch E-Mails (über eigene Domains) und vieles andere mit inkludiert habe ist es sogar „günstiger“, als wenn ich separaten Online-Speicher oder eine separate E-Mail-Adresse dazu hätte. Die E-Mails über die eigenen Domains lassen mir a) bessere Differenzierungs/Kanalisierungs-Möglichkeiten und sehen b) sogar noch schick aus. Was eigenes, professionelles halt anstelle von @web.de @googlemail.com etc…

    Ausserdem ist der mitgelieferte Spamfilter bei meinem Hoster besser als das was die anderen Anbieter bisher hatten. Das ganze ohne wiederkehrende Sicherheitsprobleme oder (wie beim kostenpflichtigem web.de-Club mehrfach erlebt Pseudo-Sicherheits-E-Mail-Konto-Sperren, die der Support nicht erklären kann. Und gerade das wiederkehrend ist das nervige daran.).
    Der Kundenservice bei meinem Hoster ist zügig und kompetent. Ich bin jedesmal neu begeistert, sollte ich doch mal ein Anliegen haben.

    Ich habe vermehrt Dokumente digital, mittlerweile spart mir das sehr viel Zeit, Sucherei, Kosten und bringt mir Flexibilität. Je nachdem erfolgt die Archivierung gesammelt, das geht schneller am Stück als wenn ich für jedes Dokument extra tätig werden muss. Das liegt aber daran das ich betriebssystembedingt die Archivierungssoftware auf einem zweiten Laptop laufen habe. Auch altes scanne ich teils. Aber nur teils. Was nicht aktuell ist wird archiviert in Kisten und fliegt nach den Aufbewahrungsfristen raus.
    Alles was neu als Papier kommt wird größtenteils gescannt und in eine Archiv-Software eingepflegt. Sofern es überhaupt Aufbewahrungswürdig ist.
    Geht schnell, ist einfach und der Überblick (was finden) ist grandios einfach. Plus Kopieren bzw. nochmal drucken oder Versionierung und es macht richtig Spass und spart Zeit. Nach ein paar Monaten oder ggf. gleich dann analog vernichtet.

    Nicht vernichtet werden (sofern es im Papier-Format vorliegt): Versicherungsverträge/scheine, Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise, Kontounterlagen die ich früher in Papierformat bekommen habe (Stichwort: Aufbewahrungsfristen oder spätere Rentenansprüche für die diese dann ggf. nötig sind. Mit über 80 war dies bei der Witwen-Rente meiner Oma (als mein Opa gestorben ist) plötzlich ein riesen Trara: Nachweise aus Ihren 20ern beizubringen…).

    Ja korrekt, das meiste kann man (gegen Zeit und Gebühr) wiederbeschaffen. Aber: Ich habe es leider aber auch schon erlebt, das manches dann plötzlich nicht bekannt oder nicht mehr existent war beim Anbieter. Dementsprechend möchte ich mich da nicht drauf verlassen und mir die Zeit bzw. den Ärger sparen.

    Es gibt auch Berichte in denen man lesen kann, das manche Abschlusszeugnisse nach z.B. 10 Jahren nach Schulabschluss nicht mehr von der Schule reproduziert werden können. Da setze ich dann gerne auf Eigenverantwortung. Unverschuldete Unglücksfälle kann es trotz aller eventuellen Vorkehrungen natürlich trotzdem geben…

    Auch hilft es zumindest die wichtigsten Nummern zu kennen. Anfang des Jahres brauchte ich eine Geburtsurkunde bzw. eine Abschrift die zeitlich aktuell beantragt sein musste. Das Standesamt sagte mich gäbe es nicht, trotz Namen, Geburtsdatum, Eltern, etc…
    Erst als ich von einer „älteren“ Kopie die zugehörige Urkundennummer beisteuern konnte, hat man „mich“ dann doch gefunden.

    Mein Langfriststrategie sieht so aus: Was geht digital erhalten und archivieren. Papier wird (sofern überhaupt nötig) digitalisiert archiviert. Wichtige Dokumente wie Zeugnisse, Arbeitsverträge o.ä. werden digitalisiert und die Originale kommen in ein Bankschließfach. Wohnungs/Haus/Grundstückskauf-Urkunden o.ä. sind hierfür sicher auch prädestiniert.

    Für 36 EUR pro Jahr (DIN A4-Fach, bzw. einen Hauch größer :-) passt dort alles wichtige rein. Und ist bis 2.000,– EUR oder so versichert. Aufstockung der Versicherungssumme ist gg. Aufpreis möglich. Wichtig ist nur einen Nachweis zu führen, was im Schließfach ist, für spätere Ersetzungsansprüche an die Versicherung. Außerdem gehe ich davon aus, das die Bank bessere EInbruchssicherungen und Feuerbekämpfungsanlagen hat als ich :-) Ein Schmorbrand kann jede Wohnung leicht treffen.

    Mein Plan ist zu Hause 1-2 Papier-Ordner zu haben, die u.U. noch wichtig wären, aber auch nicht unersetzbar / wiederherstellbar. Plus eine externe Festplatte mit Sicherungen bzw. eine NAS. Ggf. eine zweite externe Festplatte („in Rotation“) im Schließfach, welche regelmäßig oder unregelmäßig getauscht wird, so das mit zeitlichem Verzug auch nochmal eine Datensicherung der wichtigesten Daten außer Haus steht, aber auch nicht erst in der nächsten Stadt oder weit weg bei Eltern o.ä. .

    Die 1-2 Papier-Ordner sind primär dafür gedacht meinen Angehörigen im Notfall/Krankheits- oder Sterbefall einen Überblick zu verschaffen was gibt es alles an Gesundheitsdaten fürs Krankenhaus (sollte ich mich nicht äußern können), Vorsorge, Einzel- und General-Vollmachten, Verfügungen, Versicherungen, Verträgen, Verpflichtungen, wo ist was bzw. wichtige Dokumente und Ihnen dank Checklisten inkl. Ansprechpartnern bei einer zügigen Abarbeitung ohne viel Papier-wühlen und Beurteilung zu helfen.

    Klar kann man das und sollte man das auch besprechen, aber dann ist das bald auch wieder vergessen und im Fall das Falles (Jahre/Jahrzehnte später) steht man dann da: Wie war das nochmal, was ist noch aktuell und was ist veraltet, was ist zeitkritisch, was betrifft weitere versicherte Personen,… Wo finden sich Zugangsdaten etc…., wer ist sonst alles zu informieren….

    Im Alltag entlasten mich diese zusammenfassenden Unterlagen bzw. Übersichten, z.B.: da es eine Übersicht mit den wichtigesten „Nummern“ des Lebens gibt, so dass ich nicht einzelne Ordner aufschlagen muss, wenn ich Steuer-ID, Sozialversicherungs-Nr, Personal-Nr, Krankenkassen-Nr, etc.. brauche. Selbiges für Frau und Kind. Gerade die Anträge nach der Geburt eines Kindes und der 45-seitiger Elterngeldantrag (inkl. Anlagen, das Formular an sich hat „nur“ 9-12 Seiten) zeigte mir wieder den Zeit-, Nummern- und Bürokratie-Wahnsinn. Und da sind 45 Seiten noch harmlos. Immerhin ist die Bearbeitung und Nachfragen schnell und praxisnah umgesetzt. Zumindest aus Sicht des Beantragenden, sofern der Erst-Antrag mal gestellt ist.
    Mit den Übersichten spare ich auch jetzt schon Zeit und weiß, ich habe vorgesorgt. Einmal erstellt ist der Wartungs-Aufwand minimal. Ändert sich eine Versicherung dann ist das in 1-2 Minuten mit erledigt. Ansonsten hilt er nur.

    Gerade mein digitales Archiv hat sich mit den Anträgen der letzten Monate schon bewährt. Schnell nachschauen, nachlesen, drucken/kopieren, versenden. Geht schneller als mit händischem Akten-Ordner.
    Plus das ich manches analoge in Hängeregister habe, zwecks Wiedervorlagen in ein paar Monaten bzw. zum Sammeln und das Abheften in Aktenordner erfolgt dann gesammelt. Spart Zeit und geht auch in Richtung Monotasking und „Batching“.

    Weitere Folgerungen sind für mich ein langlebiges, einfaches Ordner-System, in dem sich am besten auch Dritte zu Recht finden würden. Digital wie Analog.

    Selbiges gilt für ein Sortiertes E-Mail-Postfach bzw. Inbox-Zero-System. Das erleichtert das Abarbeiten ohne das man einen „Berg“ vor Augen hat, gibt Erfolgserlebnisse und erleichtert den Überblick, Suchfunktionen hin oder her. Nicht immer ist die Suchfunktion das Non-Plus-Ultra. Wenn ich dann E-Mails thematisch zugeordnet in Ordner habe, erleichtert das die Sache ungemein. Ggf. dann sogar ohne Suchfunktion. U.u. nur mit Filtern. Wenn überhaupt.

    Ziel ist Überblick, Fokussierung, weniger Suchen, geordneter Nachlass und mehr Zeit* für anderes als für den ganzen (teils nötigen) Bürokratie-Wahnsinn. Und man sieht was man eher braucht und was nicht. Bzw. sortiert eher aus, bestellt ab, etc…. Egal ob es E-Mail-Newsletter, Sozial-Network-Benachrichtigungen sind oder kostenpflichtige Zeitschriften-Abos die doch nicht (mehr) so genutzt werden. Kostenpflichtiges Altpapier brauche ich nicht.

    Btw: E-Mails lassen sich mit der Archivierungssoftware auch gemäß den gesetzlichen Vorgaben archivieren. Mache ich aber nicht, da vertraue ich als Privatperson auf den Hosting-Anbieter und seine Technik. Als Gewerbetreibender mag das anders aussehen auf Grund der Unveränderbarkeit, der Originalität etc. . Da macht dann so eine Software sicher (noch) mehr Sinn.

    *) Mehr Zeit für Hobbys, andere Projekte, Familie, Erlebnisse,… Zeitmanagement heißt für mich nicht, noch mehr in die selbe Zeit (arbeitstechnisch) zu stopfen, sondern lieber effektiver und qualitativer zu arbeiten. Weniger Zeit mit Verwaltung, Suchen und der nötigen Abarbeitung von Unterlagen verbringen.

    Natürlich fasziniert es mich, solche System anzuwenden, bzw. zu optimieren und auch ganz neue Möglichkeiten oder Kombinationen zu entdecken bzw. nutzbar zu machen. Je einfacher und(!) effektiver etwas funktioniert um so besser.

    Verwandte freuen sich teils schon (sofern sie davon wissen), hier diese zu übernehmen bzw. je nach Bedarf für sich anzupassen, sobald meine Ideen dazu komplett erfasst/verfasst sind. Es gibt m.M.n. nicht ein/das beste System, sondern je nach den persönlichen Umständen bzw. Rahmenbedingungen muss man das nötige für sich (und auch für später) an Tipps bzw. Tools oder Checklisten rausziehen bzw. anwenden.
    Das Ganze kombiniert mit Hintergrundwissen bzgl. Recht und zu den jeweiligen Abläufen oder Vorgaben in Banken, Organisationen, Behörden, lässt sich später Zeit und Aufwand (er)sparen, wenn man manches jetzt richtig vorbereitet. Oder auch einfach nur handhabt, wie Ordnung und Vorausdenken.

    Einfachheit ist hier langfristig King. Deswegen will ich auch nicht von Google und Co bei wichtigen Dingen abhängig sein. Aber das ist sicher auch etwas Anssichtsache.

    Mein (wie schon mal erwähnt) geplanter Blog wird sich damit beschäftigen. Zur Zeit entstehen erste Inhalte. Aber er ist noch Offline. Der Nachwuchs spannt einen doch mehr ein als vorher gedacht. Aber das ist Okay so und ich genieße jede Sekunde – trotz langer Tage. Auch wenn ich gerne mit dem Blog und allem dazugehörigen gerne „schneller“ vorankommen würde. Früher ging das einfacher, aber da gab es noch keine Familie.

    LG,

    K.

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    • Zum Papier digitalisieren habe ich einen leistungsfähigen Dokumentenscanner angeschafft. Im unteren/mittleren Preissegment. Die Investition war es m.M.n. schon wert, wenn ich die Zeitersparnis dagegen rechne, die ich sonst mit Suchen in Aktenordnern oder Kopieren verbringen müsste.

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    • Die NAS ist schon länger in Betrieb und funktioniert einwandfrei. Auch darauf könnte man eine Cloud installieren und via Internet nutzen. Aber der Hosting-Anbieter ist dann doch besser angebunden und ich muss weniger Ports nach draußen aufmachen.
      NAS inkl. RAID gehört einfach dazu. Als Minimum.

      Gerade gewerbetreibende oder Freiberufler müssen manche Daten sichern – auch physisch. Ich denke hier z.B. an Mediziner. Diese müssen (Vorgabe) dann aber räumlich (anderes Gebäude/Grundstück) gelagert sein. Ergo Verwandte, gute Freunde oder eben Bankschließfach für Festplatte und Co.

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    • Wow.. Du bewegst dich da auf einem ganz anderen Niveau als ich. An sowas wie die Archivierung von Mails habe ich bisher nicht mal gedacht. Thunderbird habe ich mal in der Jugend genutzt. Da gab es diesen blöden Haken für „Alle Emails aus dem Postfach mit umziehen“ oder so ähnlich. Konsequenz: Mein Postfach war leer und weil Thunderbird nicht richtig funktioniere, waren meine Emails dadurch komplett weg. Seit dem meide ich solche zusätzlichen Systeme wie der Teufel das Weihwasser. Dass ein Fach bei der Bank so günstig ist, hätte ich nicht gedacht. Für die wichtigsten Dokumente auf jeden Fall eine gute Sache. Bei mir wären es aktuell Abiturzeugnis, Bachelorurkunde und Geburtsurkunde, die schützenswert wären.

      Bei google hatte ich letztens kurz Angst: Ich hatte mir ein Flugticket per PDF geschickt und google hat es automatisch meinem Kalender hinzugefügt und mich an den Flug erinnert. Das war leicht gruselig..

      Genieß die Zeit mit dem Nachwuchs, wobei ich nach wie vor gespannt auf deinen Blog bin.

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      • Thunderbird nutze ich für den Alltag.

        Vorallem da ich die Ordnersturkturen und die Tastenkombinationen schätze. Besonders das postfachübergreifende Arbeiten liegt mir am Herzen. Mails damit umziehen würde auch ich – aus den selben Gründen wie Du – nur schrittweise und vorsichtig. Große Mengen und zeitgleiche Serverzugriffe können da zu spannenden Ergebnissen führen.

        Mein Webmail-Client meines Hosters unterstützt aber auch gut die Tastenkombis. Der Spamfilter oder sonstige Sortierregeln sind dort serverseitig einfach konfigurierbar. Und eine E-Mail-Umziehfunktion die super gut funktioniert ist auch mit dabei. Mehrfach – auch für Dritte – schon genutzt.

        Ich habe immer wieder andere Software-Mail-Programme genutzt oder getestet. Thunderbird inkl. Lightning-Kalender und eine Konfiguration die mehrere ownCloud-Kalender aus dem selben Account zulässt ist da noch am zuverlässigsten. Und m.M.n. am anpassbarsten.

        Warum?
        Mehrere E-Mail-Konten mit Konten-Übergreifender-Übersicht soiwe E-Mail-Verschiebe-Möglichkeit kontenübergreifend. Außerdem Abrufe aller Konten, ohne das ich im Browser separate Logins tätige muss.
        So kann ich für Newsletter oder Kommentare andere Adressen angeben als meine Private. Und bei zuviel Spam (das passiert hin und wieder mal) entweder die Adresse einfach ändern oder den Spamfilter anpassen. Ausserdem habe ich so dank der Kontentrennung schon eine Erst-Vor-Priorisierung.
        Andere Programme wie Mail (Apple) oder Outlook haben mir da nie zugesagt bzw. hat man mit Outlook Anhänge versendet liessen sich diese von Webmail-Anwendern oft nicht öffnen. Das ist nicht praktikabel.
        Die Kalendersoftware die Appel auf dem Macbook mitlieferte, synchronisiert nicht alle Termine. Sie sind zwar da (auf dem Server, auf dem Handy (Android),…) aber die Software holt oder sendet nicht alles an den Server. So fehlt immer was in der Apple-Kalender-Software. So toll wie die Kalendersoftware zum Eintragen/Bearbeiten (einfach und intuitiv, das muss man lassen. Manche Funktionen gibt es woanders (immer) noch nicht.) die Software sonst auch sein mag.

        Thunderbird zeigt mir da alles an und synchronisiert zuverlässiger. Bzw. meldet wenn es ein Problem gibt. Gerade bei mehreren bzw. Familienkalendern mit Schichtplanern usw. ist das wichtig, sonst bringt es nichts.

        Aber vermutlich gibt es auch einige die gut mit Outlook zurecht kommen. Die o.g. Gründe liessen und lassen es mich immer wieder vermeiden. Jedem das seine, auch wenn es für den jeweils anderen evtl. „kompliziert“ oder „umständlich“ erscheinen mag.

        Naja, zumindest habe ich ein paar andere oder ggf. mehr Gedanken dazu. Aber halt auch einen anderen Blickwinkel, da ich nebenjobtechnisch für den Betriebsarzt arbeite (EDV-Support). Das Problem ist eher das handeln bzw. der Beginn der Umsetzung bei den vielen ToDos die daraus resultieren. Wenn es dann mal läuft und man dran bleibt, macht es Spass und geht echt zügig. Der „Erstangriff“ ist sozusagen das Problem. Wie beim Aufräumen nach langer Zeit es Nichtstun halt früher auch.

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      • Mails sichern ist im privaten Bereich sicher vernachlässigbar. Von wichtige Mails an die Personalabteilung oder den Chef mal abgesehen. Oder ggf. von empfangenen Rechnungen / Kontoauszügen die ggf. das Finanzamt zur Prüfung innerhalb von bspw. 3 Jahren oder 5 Jahren nach Steuererklärung oder zur „Gegenprüfung“ von Dienstleistern nochmal sehen will. (Gegenprüfung im Sinne von, hat der Dienstleister Dir als Privatperson eine korrekte Rechnung ausgestellt bzw. wurde per Banküberweisung gezahlt o.ä.)

        Bei Gewerbetreibenden / Selbstständigen / geschäftlichen Mails gilt fast alles als Handeslbrief o.ä.
        Also muss fast alles mindesten 6 ggf. sogar 10 Jahre lesbar und im Originalformat (Export als PDF ohne Aufbewahrung des Original-E-Mail-Formats scheidet also primär aus) aufbewahrt werden.
        Das ganze gegen nachträgliche (Ver)Änderungen gesichert und die revisionssichere Archivierung hat ggf. sogar noch innerhalb von bestimmten zeitlichen Fristen relativ zeitnah zu erfolgen. Urlaube die das ggf. nicht ermöglichen sind im schlimmsten Fall dann leider keine Ausrede…..

        Klar, wo kein Kläger da kein Richter. Aber sofern ich in o.g. Situation wäre, würde ich mich auf das Roulett-Spiel nicht einlassen, wenn der Finanzamts-Außenprüfer vor der Tür steht und mit der GobD wedelt. GobD = „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“
        Oder auch andere kontrollierende (staatliche) Institutionen die am Briefverkehr bzw. rein an seiner korrekten (=vorgegebenen) Aufbewahrung ggf. interessiert seinen könnten.

        Aber heutzutage gibt es gute Software die einem das, je nach Geldbeutel und Know-How, gut bis sehr gut abnehmen kann. Teils sogar komplett automatisiert. Und selbst die „halbautomatisierten“ / manuellen Archivierungs-Vorgänge, sind einfach zu handhaben.

        Wenn man dann noch einen entsprechenden Leitfaden verfasst der regelt, wer, was, wann von Papier wie (sind z.B. farbliche Unterschiede sichtbar bei verschiedenen Stiftfarben) digitalisiert und sicher langfristig, jederzeit zugänglich gegen Veränderung geschützt speichert sowie wann (und ob überhaupt) das Ursprungs-Papierdokument dann vernichtet werden darf, dann ist man (nach meinen Recherchen) relativ gut aufgestellt. Wie gesagt, im geschäftlichen Bereich.

        Der deutsche Fiskus oder auch andere Behörden wollen im Zweifel immer das Original, sofern man nicht mit elektronischer Signatur usw. sowie dokumentierten (=standardisierten Vorgehen inkl. Prüfung des Scans im Sinne des erstellten Leitfadens gemäß der GobD und entsprechender Verordnungen dazu) ein langfristig funktionierendes elektronisches Archiv hat. Bei einzelnen Unterlagen braucht es sogar immer (noch) das Papierformat, digitale Erstellung oder Erfassung hin oder her.

        Auch wenn viel digitalisiert und digital gearbeitet wird, so wie der ePerso momentan (nicht) genutzt wird bzw. teils noch nicht funktioniert und so wie die aktuelle bürokratische Gesetzeslage in Deutschland ist, wird sich in wichtigen Fällen das Papier (leider) noch nicht ganz vermeiden lassen, aus juristischen Gründen. Ich schätze das dies noch einige Jahre wenn nicht sogar noch bis zu 10 Jahren oder länger andauern wird… Die ePost-Versuche vor ein paar Jahren habe es ja kläglich gezeigt….
        Dazu ist manches vermutlich zu eingefahren (war schon immer so) und manches einfach noch zu „neu“. Plus das es in der breiten Bevölkerung bedienbar sein muss und vorallem akzeptiert werden muss.

        Für einen Brief habe ich leichter einen Absende -oder Zustellnachweis (bei entsprechender Buchung) der juristisch belastbar(er) ist, als für eine E-Mail. Trotz einiger zaghafter Versuche mancher Anbieter. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort: Eine E-Mail ist wie eine Postkarte. Das kann man nicht nur auf das „jeder könnte sie lesen“ deuten sondern auch auf die Handhabung, die Veränderbarkeit, die Fälschbarkeit, die Anerkennung. Ein Brief mit Unterschrift ist ja im Fall des Falles eher eine Urkunde (oder vergleichbares) als eine „scheinbar beliebige“ E-Mail.

        Das beste sind immer Formulare die man am Computer ausfüllt (siehe Elterngeld als ein Beispiel) und dann ausgedruckt versenden muss. Dafür sind diese je nach Handschrift besser lesbar :-)
        Immerhin bei der Steuererklärung ist hier schon vieles vereinfacht worden in Bezug auf das einzusendende Papiervolumen. Natürlich nur unter Vorbehalt und der Option das das Finanzamt jederzeit weitere Belege oder Formulare in Papierform nachfordern/einfordern kann….

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    • Aber ist es denn wirklich einfacher, sein eigenes NAS zu betreiben als auf eine Cloud-Lösung wie z.B. gDrive zu setzen? Letztlich arbeiten dort Leute, die sich damit auskennen und nichts anderes machen, ich hingegen habe einen anderen Job und bin kein IT Experte.

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      • @ Dave
        Naja, so kompliziert ist eine NAS wie z.B. von Synology nicht. Das ist selbst für Nicht-IT-affine Personen beinah ready to use würde ich sagen. Klar haben professionelle Anbieter sicher mehr Know How und mehr Redundanz.
        Aber vielleicht will (oder kann) ich nicht alle Daten in die Cloud legen, auf Grund der Sensibilität, des Datenschutzes oder einfach auf Grund der Ansichtssache… Und ich bin nicht von einer Internetverbindung abhängig.

        Da es um Datensicherung geht, ist es (mir) auch nicht wichtig ob ich auf die Daten von unterwegs zugreifen kann. Für unterwegs nutze ich dann tatsächliche eine (selbstbetriebene) Cloud für die aktuellsten / täglich genutzten Daten sofern nötig. Aber mehrere 100GB oder TB in der Cloud machen für mich praktikabel (Up/Download) wenig Sinn. Da lieber kabelgebunden eine Festplatte/NAS. So sehe ich das zumindest.

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      • Letztlich kommt es immer darauf an, was man möchte. Für mich als Laie muss es so einfach wie möglich sein und mit Datensicherheit bei Bildern und von Urlaub & Familienfeiern mache ich mir da nicht große Sorgen. Bei Geschäftsdaten ist das wiederum viel kritischer bzw. wenn man viel in der Öffentlichkeit steht, wäre ich auch vorsichtiger.

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      • Der Großteil funktioniert realtiv intuitiv und der Rest an Sonderfunktionen lässt sich mit etwas testen bzw. ein zwei Stunden „Beschäftigung“ auch leicht verstehen. Klar je nach Scanner muss man etwas mit Kontrasten o.ä. experimentieren aber das ist sonst auch so. Einstellungen bzw. Nutzungsprofile können dann zur späteren Wiederverwenung gespeichert werden.

        Geht mittlerweile im Alltag schnell und zügig. So zumindest meine Erfahrung. Nach der EInarbeitung muss es gut bedienebrar sein und das klappt hier problemlos. Die Ordnerstruktur legt man selbst fest und Volltextsuche (sofern gewünscht) o.ä. lässt mich schnell Dinge finden. Die Navigation/Bedienung geht m.M.n. leichter als im „normalne Ordnersystems des PCs“.

        Außerdem lassen sich die zugehörigen Datenbanken/Dateien auch nochmal selbst gut sichern bzw. in ein Backup ziehen.

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  4. Finde ich sehr interessant, wie andere Leute über die Aufbewahrung von Dokumenten nachdenken. Ich bin dort auch noch nicht zum letzten Schluss gekommen.
    Lustigerweise habe ich kaum Probleme mit der digitalen Menge – heißt ich habe in meinem Rechner schlappe 160GB als Festplatte und davon werden derzeit wahrscheinlich so 100GB benutzt. Das beinhaltet dann schon meine Fotos, Musik etc. Scheinbar bin ich dort nicht so der Sammler (schaut ihr euch eigentlich wirklich nochmal alte Fotos auf dem Rechner an? Die paar Mal die ich das gemacht hab war das eher mehr aus Zufall).
    Spotify hab ich nicht, ich hör Musik derzeit fast nur noch von Youtube. Allerdings bin ich auch kein extrem passionierter Musikhörer (meine Freundin jammert manchmal über meinen „falschen“ Musikgeschmack :D )

    Meine Dokumente (die in Papierform) habe ich in 3 Leitzordnern abgeheftet. Tatsächlich bin ich wohl gar nicht so digital eingestellt wie ich erwartet hätte. Ich besitze sehr viele Dokumente in Papier und messe diesen scheinbar auch mehr „Wert“ bei als einem Dokument auf meinem Rechner.
    Mittlerweile finde ich es schon schwieriger ein richtiges System in meine 3 Ordner zu bringen um möglichst zügig die relevanten Unterlagen zu finden. Ich nutze bisher einfach ein paar Laschen von A-Z und treffe dann immer kurzfristig die Entscheidung wo ich das jeweilige Dokument einordnen soll. Und häufiger stehe ich dann auch vor kleinen „Problemen“ – wo soll jetzt der Arbeitsvertrag hin? Unter „V“ wie „Verträge“, order zu dem Buchstaben wie mein Arbeitgeber heißt etc. ;-)

    Viele Grüße
    Harald

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    • Hallo Harald,
      ich habe viel Musik als Radio- und Youtube-Mitschnitte, wenn ich mich recht erinnere.. Das hat man vor 10 Jahren eben so gemacht..

      Mir reichen aktuell sogar 2 Ordner. Richtig geordnet sind die Dokumente darin aber nicht. Versicherungsunterlagen, Urkunden etc. sind alle beieinander, aber ich nicht irgendwie beschriftet und in willkürlicher Reinfolge. Für mich ist schon viel dadurch gewonnen, dass ich meine Suche auf die 2 Ordner beschränken kann. So oft brauche ich die Sachen dann doch nicht, dass sich da ein großes Sortiersystem lohnt. Auf meinen Festplatten habe ich viele Altlasten, z.B. Sachen, die bei Lanpartys damals eben so rumgereicht wurden. Leider ist mein Desktop mit temporären Dateien recht zugemüllt. Ich muss mir angewöhnen, so Zeug zu löschen statt nur in einen Ordner zu schieben, um den Desktop frei zu bekommen.. :D

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      • Vor 8-10 Jahren reichten mir auch 2-3 Ordner. Gerade im privaten Versicherungsbereich wird das je nachdem irgendwann spannend. :-) Vorallem da fast jeder Brief mit sowas Versehen ist wie: „Dies ist eine Nachtrag für den Versicherungsschein xyz vom xx.yy.zzzz“. Ergo ist es ein Teil des Versicherungsscheins und somit sicher nicht uninteressant zum aufbewahren.
        Gerne würde ich auch weniger Ordner haben, aber manches hat sich durch Erfahrung bzw. Erfahrungsberichte im näheren Umfeld als wichtig herausgestellt. Bzw. es ist stressfreier es aufzubewahren. Leider.

        Aber die zunehmende Digitalisierung gerade im Bankensektor (Wertpapierabrechnungen, Kontoauszüge) hat schon so manches einfacher gemacht. Das wird mir in Zukunft einiges ersparen und ich freue mich schon nach den Aufbewahrungsfristen meine alten Auszüge zu entsorgen.

        Bei Papier-Wertpapierdokumenten bin ich mir unschlüssig. Was ist wenn ich sie zwecks Doppelbesteuerung bei Verkauf in xx Jahren ggf. brauche um Nachzuweisen das ich bei thes. oder teilthes. Fonds schon Steuern gezahlt habe.
        Klar würde ich das dann auf Grund der Komplexität an einen Steuerberater geben zum Bearbeiten und bei den (dann hoffentlich) entsprechenden Summen lohnt sich das dann auch. Aber die Unterlagen als Arbeitsgrundlage müssen dann erstmal (noch) da sein bzw. verfügbar sein. Ein „übersichtliches“ ETF-Depot das wenige Dokumente und nur „zahlenmäßig wenige“ Auszahlungen oder Thesaurisierungen über das Jahr generiert hat hier dementsprechend sicher seine Vorzüge :-) Keep it stuipid simple bewährt sich eben immer wieder.

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      • Nach ein paar PC/Laptop-Wechseln, bei denen ich teils gar keine oder nur einen Teil der Daten mitnahm, kann ich dazu nur sagen:
        Abgesehen von einzelnen Fotos (für spätere Klassentreffen zum Zeigen) oder einzelnen Erinnerungsfotos vermisse ich nichts. Das ist wie mit den Dingen die Monate oder Jahrelang im Schrank lagen oder in einer Kiste lagen. Man hat es nicht vermisst bzw. wusste gar nicht das es noch da ist.
        Mit Dokumenten ist das sicher anders, aber dafür gibt es heute gute Software. In der Hoffnung das diese später noch funktioniert. Alternativ wird eben alles wieder in Order exportiert. Wichtig ist auch hier das Ausmisten. Die Archiv-Software kann dabei helfen z.B. miit Wiedervorlagen und Verfallsdaten.

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  5. Mir ist es so wie dir ergangen. Viele Fotos sind weg. Wichtig Bilder landen gegenwärtig in der Cloud bzw. auf einer externen. So viele speichere ich aber nicht mehr. Ich schätze eher die realen Momente und nicht aufgenommene tausende Bilder, die sowieso niemand mehr ansieht. Erinnerungsfotos von irgendeiner Veranstaltung oä brauch ich gar nicht machen, weil sowieso jeder zweite mit seinem Smartphone durch die Gegend wedelt…

    lg
    Johannes

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    • Ich mache gerne spontane Fotos bzw. ab und zu Videos. Wenn ich mir diese anschaue, fühlt sich das wie eine kleine Zeitreise an. Von jeder Veranstaltung brauche ich auch keine Fotos, aber von Familienfeiern oder Urlauben.

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  6. Da hast du ja ein Fass aufgemacht. Ich überlege schon länger, wie ich meine Daten sichere. Der Blog liegt bei meinem Hoster, da habe ich nichts damit zu tun. Ich spiegel regelmäßig die Festplatte über das Windowsprogramm, aber eher aus dem Grund, weil ich es nervig finde das OS und die Programme alle neu zu installieren. Ob es im Falle eines Crash funktioniert? Keine Ahnung.
    Was Datensicherheit angeht bin ich absoluter Laie. Ich habe auch nicht viel von den sehr interessanten Posts von K. verstanden :(

    Meine Überlegung war schon, eine Cloud zu finden, bei der ich zumindest meine Dokumente abspeichern kann. Allerdings bin ich bei google, amazon und Co. eher skeptisch. Da wäre mir eine Privatfirma in Deutschland lieber, die nicht meine Daten scannt. Da habe ich aber noch nicht aktiv gesucht. Die Firma würde die Sicherung etc. übernehmen und ich müsste wie auf meiner Festplatte nur für „Ordnung“ sorgen. Meine Vorstellung wäre, dass ich da eine „eigene“ Festplatte habe und mir eine Ordnerstruktur anlege, in der ich meine Dateien sicher speichern kann. E-Mails lege ich kaum ab. Die wichtigsten drucke ich aus und lege sie in einen Papierordner (*lach).

    Da kommt wohl die nächste Baustelle auf mich zu. Jedenfalls muss die Lösung derart einfach sein, dass sogar ich damit klar komme und das wird nicht einfach. Vielleicht sollte ich mir noch eine Festplatte kaufen und ab und an die reinen Datenordner klonen. Das verstehe ich noch.

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    • Schau dir mal Firmen wie Backblaze an. Die sind zwar in den USA, aber bieten zumindest eine Verschlüsselung vor dem Upload mit eigenem Schlüssel.

      In dem Fall sollte man das Passwort bloß irgendwo gut speichern. Den ohne Passwort gibt es dann keine Daten mehr.

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    • Einfachheit und Prakitkabilität ist ein guter Ansatz. Versteht man es nicht oder ist es zu komplex tut man es nicht.

      Ich denke es gibt hier in Deutschland sicher auch gute Anbieter oder auch „Teil-Eigenbau“-Lösungen ganz nach gewünschten Umfang.

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    • Im Zweifelsfall tut es auch ein USB-Stick. Für die paar sensiblen Daten braucht man ja nicht mal eine Festplatte. K. ist da auf einem ganz anderen Level als wir beide. Ich bin ja schon mega stolz, dass ich nun überhaupt irgendwas nutze..

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      • Da hast Du Recht. Zu Beginn reicht auch ein USB-Stick oder eine externe Festplatte.

        Wichtig ist das man a) anfängt und b) erstmal das wichtigste sichert. Das wichtigste sind die Dateien mit denen man arbeitet bzw. deren Verlust unwiderruflicher Verlust oder viel Zeitaufwand bedeuten würde….

        Ich sichere mein OS z.B. nicht. Dafür mache ich andere Dinge und habe sie so eingerichtet das sie für mich leicht zu handhaben sind. Aber das ist halt (korrekt erkannt) schon drei Schritte weiter. Und auch je nach Bedarf betrachtet nötig oder auch nicht.

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    • Papier finde ich auch gut ( lach ), da kann ich auch mal was zu schreiben ohne die Peripherie hoch zu fahren.
      Aber eine eigene Cloud zu Hause einzurichten ist garnicht so schwer, da gibt es gute Anleitungen im Netz.DA kannst Du auch von unterwegs Deinen Dividendenfluss mal genießen.
      Wir haben einmal einen Break ( Anbieter schaltete überraschend ab ) beim Blog Anbieter mitgmacht, natürlich ohne Datensicherung. Schöner Schlamassel.
      …uuuunnd es gibt noch die Möglichkeit den Arbeitgeber mit einzuspannen. Die persönlich wichtigsten Daten oder Dokument, verschlüsseln, packen und in das Rechnerverzeichnis des AG mit ablegen. Da wir vom HomeOffice arbeiten geht das. Dieses Verzeichnis wird dann in Intervallen mitgesichert ist gut geschützt und lokal ganz woanders.

      LG
      Plutusandme

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  7. Spanned. Ich hatte ja vor einiger Zeit das Thema mal in meinem Artikel zum Daten organisieren.

    Da meine Daten von meinem Hobby der Fotografie mittlerweile in die TB gehen wären normale Lösung auf Dauer zu teuer. Ich hatte lange Zeit Crashplan for Home genutzt für 5$ im Monat. Der Dienst wird nun zum Ende des Monats geschlossen.

    Leider habe ich übersehen das man für 10$ zum Business Tarif wechseln kann. Ohne alles noch einmal hochzuladen. Mittlerweile habe ich zwar zum Business Tarif gewechselt, aber irgendwie waren meine alten Backups weg. Der Rechner läuft nun also ein paar Tage durch. Genau genommen 10. Aber dann ist wieder alles sicher.

    Der Vorteil bei einem richtigen Backup Dienst. Meine Speicher ist unlimited und dazu habe ich richtige Versionierungen für alle Daten. Richtig gelöscht wird nie etwas.

    Aber für ein paar GB macht es auch jeder Sync Dienst ohne Probleme, wie Google, Amazon,… . Interessant ist dabei bei Google und Amazon gibt es auch Lösung, wie Nearline,Coldline und Glacier. Dort sind dann die Daten nicht unbedingt in Sekunden verfügbar, sondern in Stunden. Dafür kosten die GB’s dann nur 0,005 € pro Monat. Für 2,99 kann man dort also mal ebbend 550 GB sichern.

    Gibt genug Programme die das automatisch dort hin sichern können.

    Naja. Hauptsache es werden Sicherungen von wichtigen Daten gemacht und man sollte sie mindestens an zwei verschiedenen Orten lagern. Bringt ja nichts zu Hause 10 Backups zu haben und die Bude brennt ab.

    Gruß,
    mafis

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    • Danke für diese durchaus interessanten Infos. Je nach Umfang und Praktikabilität sowie den eigenen Datenschutz/Scan-Vorstellungen kann man das ggf. nutzen.

      Wichtig ist denke ich überhaupt erstmal zu sichern. Erstmal die wichtigsten Ordner. Ob ein ganzes OS Sinn macht (sofern es bei nicht exakt baugleichen Rechner dann noch funktioniert ist ja auch immer nicht sicher), muss jeder selbst entscheiden. Ich denke lieber die Dateien und die Programme / Software installiere ich neu. Bei Betriebssystemumzügen habe ich es auch so gemacht. So bleibt manches an Software was man gar nicht mehr brauchte gleich weg und man hat auf dem Weg etwas aufgeräumt bzw. entschlackt. Frisch aufsetzen ist manchmal nicht der verkehrteste Weg, auch wenn es etwas Zeit bedeutet.

      Ist man auf ein zeitnah funktionierendes System mit viel Software angewiesen, dann müsste man für OS Backups ja fast einen zweiten baugleichen Rechner/Laptop eingelagert haben. Der dann im Crash- oder Brandfall nicht mit betroffen ist und schnell verfügbar ist zum Aufspielen. Dieser musss aber ggf. auch gewartet / mit geupdatet werden. Je nach Business ein finanzieller und zeitlicher Wartungs-Aufwand den man selbst einschätzen muss.

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    • Ich muss gestehen, dass ich froh bin, nicht viele Fotos zu machen. So wie du sind ja einige mit Spiegelreflexkamera und Co. unterwegs. Tolle Bilder. Viele Bilder. Und sehr viel benötigter Speicher. Ohne System kann man diese auch kaum ablegen.

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  8. Ich kenne das auch aus dem Bekanntenkreis, Gespräche über Digitalisierung von Daten und eigene Cloud-Server etc.
    Ich wette 95% der Daten, die irgendwo als Back-Up gespeichert werden braucht kein Mensch mehr. Gerade im privaten Bereich.
    Im Sommer vor 2 Jahren habe ich mein Smartphone unfreiwillig ertränkt. War natürlich alles futsch, Bilder, Kontaktdaten etc. Und nach einem kurzen Moment in dem ich mich geärgert habe hat es sich eher befreiend angefühlt. Und nur weil die Bilder weg sind, ist die Erinnerung ja nicht fort. Für manch ist ja anscheinend etwas nicht wirklich passiert, wenn es nicht ordentlich visuell dokumentiert wurde.
    Jetzt sehe ich das ganze etwas entspannter. Ein paar Bilderalben auf DVD gebrannt (günstig und zuverlässig), ein paar wichtige Dokumente in der Dropbox und einen Ordner mit der Aufschrift “Finanzen“ im Bücherregal, das reicht mir. :)

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    • In meinem Freundeskreis gibt es einige, die sich ein Fotobuch von großen Feiern und Urlauben erstellen. An sich hast du Recht mit den Erinnerungen, dass man sie im Kopf haben sollte. Aber im Kopf kann man sie so schlecht teilen und man vergisst Details, an die man sich eigentlich gerne erinnern würde. Z.B. letztens hatte ich ein Fotobuch in der Hand: Familienfeier, 14 Jahre her. Meine Brüder, meine Cousins und ich waren da noch Kinder / Jugendliche und obwohl wir uns bewusst sind, dass wir nun „erwachsen“ sind (teilweise eigene Kinder & verheiratet), kam einem das Ganze vor als wäre es erst gestern gewesen.

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  9. Hallo Jenny,

    Ich handhabe das so:

    NAS für weniger wichtigere Daten im RAID 5 Zusammenschluss.
    Bilder auf Macbook und zusätzlich in der Cloud (Google Fotos)
    Wichtige Dokumente Lokal auf Macbook, in der iCloud, auf Dropbox, auf einem USB Stick
    Unwichtige Daten Lokal auf Macbook oder auf externer Festplatte

    Ic hdenke so kann ich meinen Datenverlust oder das Risiko praktisch auf 0 eingrenzen.

    Grüsse
    Thomas

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